El sistema 5S de gestión – Ordenar, Enderezar, Brillar, Estandarizar y Sostener – ha sido utilizado desde hace mucho tiempo como método para obtener la eficiencia a través de la limpieza y la uniformidad. Comenzó en espacios de fabricación de precisión: Había que evitar el desorden porque podría causar errores y retrasos, al igual que distraer al personal. Pero 5S de alguna manera ha saltado de las líneas de montaje de automóviles, los quirófanos y las plantas de fabricación de semiconductores, donde podría tener sentido, a la oficina de cubículos, donde no.

 Los gurús de la gerencia defendían la denominada “oficina pobre.” Pero esta visión no resulta ser más que un simple error. Lo que hace un espacio cómodo y agradable – y, volviendo a las preocupaciones de los negocios modernos, inspirador y productivo – no es algo elegante o un interior diseñado con buen gusto. De hecho, puede incluso tener muy poco que ver con el aspecto que presenta un edificio.

 En 2010, los psicólogos Alex Haslam y Craig Knight, ambos de la Universidad de Exeter en el Reino Unido, crearon espacios de oficina sencillos. Algunos estaban en un laboratorio de psicología, y otros en una oficina comercial. Haslam y Knight entonces reclutaron una muestra representativa de personas para experimentar cuales eran sus percepciones al pasar una hora realizando tareas administrativas tales como verificar documentos. La idea era ver cómo el ambiente de la oficina afecta a cuánto hace la gente, y cómo se sintieron al respecto. Para eso experimentaron con cuatro diseños de oficina diferentes.
La primera era la oficina pobre, un espacio espartano con un escritorio desnudo, una silla giratoria, un lápiz y papel. Rápidamente se hizo evidente que el orden del espacio resultaba opresivo. “Simplemente se percibía como un escenario sin nada fuera de lugar”, comentó un participante, añadiendo: “No consigo relajarme en este ambiente”. Tal vez eso es lo que persiguen los precursores de la oficina.

 El segundo diseño de la oficina enriqueció la oficina pobre con elementos decorativos. Colgaron grandes fotografías de la primera planta en la pared. También había varias macetas con sus plantas. Puede sorprender a los modernistas ya los aficionados del sistema 5S al oír que los trabajadores pudieron ser más productivos en la oficina enriquecida, sintiéndose mejor con su experiencia.

 Los dos diseños finales de oficina utilizaban los mismos componentes que la oficina enriquecida, y visualmente, parecían ser lo mismo. La distinción en ambos casos fue quien decidió que esos elementos estuvieran allí. El espacio de oficinas que más éxito cosechó fue el denominado oficina empoderada. Al igual que la oficina enriquecida, ofrecía las mismas fotografías y las mismas plantas, pero los participantes fueron invitados a dedicar tiempo a organizar esos objetos como ellos quisieran. Incluso podrían haber pedido que se eliminen por completo, imitando perfectamente el espacio pobre, si lo deseaban. La oficina facultada podía ser magra, o enriquecida, o cualquier otra cosa – el punto era que la persona que trabajaba en la oficina tenía la opción de decidir.

 Para el último y más odiado ambiente, los experimentadores nuevamente invitaron a los participantes a que se tomaran su tiempo para mover las fotos y las plantas como ellos quisieran. Pero una vez hecho esto, el experimentador volvió a la oficina y comenzó a reorganizar todos los elementos hasta que la oficina coincidía con la configuración enriquecida. Los científicos llamaron a esto la oficina sin poder, aunque puede ser un término demasiado suave. “Quería pegarte”, dijo un participante al experimentador después de que se le explicara en que consistía el experimento.
La oficina empoderada fue un gran éxito – la gente consiguió 30 por ciento más de productividad que en la oficina pobre, y cerca de 15 por ciento más que en la oficina enriquecida. La diferencia es sustancial ya que tres personas en oficinas empoderadas lograron casi tanto como cuatro personas en oficinas pobres. La oficina enriquecida fue un éxito modesto, pero la oficina sin poder producía baja productividad y baja moral.

 Haslam y Knight hicieron a sus participantes una variedad de preguntas sobre cómo calificaron la oficina en la que habían estado trabajando. Amaban la oficina empoderada y odiaban tanto la oficina pobre como la sin poder, quejándose de estar aburridos o incluso de malestar físico como sentirse demasiado caliente . Y sus sentimientos negativos llegaron a ser extremos: si no les gustaba el espacio de oficinas, también les disgustaba la compañía que la hospedaba, y les disgustaba la tarea que estaban haciendo en ella.
El ambiente físico ciertamente importaba, y las decoraciones tales como cuadros y plantas tendieron a hacer a los trabajadores más felices y más productivos, contrario a lo que Kyocera o Le Corbusier pudieron creer. Pero había mucho más en el ambiente que el diseño; lo más importante era quién lo había diseñado. La mejor opción era dejar que los trabajadores diseñaran su propio espacio. Lo peor era darles la promesa de autonomía, y después alejarla. ¿Pero quién haría tal cosa?

 Haslam y Knight llevaron a cabo la prueba más explícita sobre la importancia de dar a los trabajadores libertad para controlar su espacio de trabajo, pero otros investigadores también han señalado en esa dirección anteriormente. En un estudio, la NASA envió a biólogos marinos a trabajar durante semanas en un minúsculo laboratorio submarino – un ambiente realmente duro, pero a los biólogos les encantó. Sin embargo, prefirieron cocinar sus propios alimentos básicos de latas en lugar de comer el elaborado alimento que había sido preparado para ellos de antemano.

 Robert Sommer, un psicólogo de la Universidad de California, Davis, pasó años comparando los espacios arquitectónicos “duros” y “suaves”: los que la gente no podía cambiar y los que podían. Ejemplos de “espacios duros” incluyen aquellos donde las ventanas no se abren, las luces o el aire acondicionado no se pueden cambiar o las sillas se atornillan al piso. El espacio duro por excelencia es una prisión, pero estas características de prisión se han extendido a escuelas, espacios públicos y oficinas. Sommer constató una y otra vez que las libertades aparentemente triviales, como que el derecho a pintar su propio muro, ayuda a las personas a definir el espacio personal y a hacer que la gente sea más feliz y más productiva.

 Sin embargo, los entusiastas de 5S en el Virginia Mason Medical Center en Seattle no recibieron el memorándum. Los doctores y las enfermeras tenían el hábito de colgar un estetoscopio en un gancho, pero la gerencia implantó una solución más acorde al orden que perseguían: un cajón marcado como “estetoscopio”. El personal médico seguía colgando el estetoscopio en el anzuelo. ¿Qué hacer? “Eventualmente”, dijo un supervisor, “tuvimos que quitar el gancho”.

 Desafortunadamente, la manía por el orden es global. En la agencia de recaudación de impuestos del Reino Unido, el personal recibió instrucciones a finales de 2006 para retirar las fotografías familiares y los recuerdos de sus escritorios. En BHP Billiton, una gran compañía minera con sede en Australia, se ordenó al personal que mantuviera un escritorio despejado tal y como se define en un manual de instrucciones de once páginas: “Escritorio despejado significa que al final de cada día los únicos elementos restantes serán el monitor, teclado, ratón, auriculares, un marco de fotos A5 y equipo ergonómico (es decir, reposapiés, almohadilla de gel, etc.).

 Si los empleados desean mostrar un premio que hayan recibido está bien, pero sólo si quita el marco de fotos A5. No se permiten plantas. Y no pienses en ignorar las reglas: “La Administración de Instalaciones consultará a los gerentes de equipo sobre lapsos.” Todas estas reglas tan estrictas se justifican con lógica: las políticas de escritorio claro son útiles porque mantienen las cosas ordenadas, para crear y mantener un lugar de trabajo limpio, organizado y profesional .

 Una cosa mantener todo estrictamente ordenado en tu propio escritorio, metafóricamente o de otra manera. Pero ordenar a alguien que mantenga su escritorio de esa misma manera muestra un curioso sistema de valores en que la limpieza superficial vale la pena aunque por ello haya que pagar el precio de un profundo resentimiento.

Vía: Ideas Ted

© Formwork by Herman Miller